Triển Khai THPrint Cho In Gia Đức — Số Hóa Xưởng In Bao Bì 17 Năm Tại Hà Nội

Giới thiệu In Gia Đức

In Gia Đức là xưởng in bao bì cao cấp với 17 năm kinh nghiệm, tọa lạc tại KCN Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội. Xưởng chuyên sản xuất:

• Hộp cứng cao cấp: âm dương, nam châm, ngăn kéo — ép kim vàng tại xưởng
• Hộp giấy: hộp mỹ phẩm, dược phẩm, TPCN, yến sào
• Túi giấy in logo: Ivory, Couche, Kraft
• Hộp sóng carton: in logo brand, chịu lực vận chuyển
• Tem nhãn decal: tem sản phẩm, tem bạc, tem vỡ

Điểm đặc biệt của In Gia Đức là tự chủ toàn bộ thiết bị — từ in offset, ép kim, cán màng đến bế thành phẩm — không outsource bất kỳ khâu nào. Chủ xưởng trực tiếp QC từng lô hàng, cam kết "Sai màu = In lại miễn phí".

Với 500+ doanh nghiệp đối tác từ nhiều ngành: TPCN, mỹ phẩm, skincare, yến sào, trang sức, ecommerce — In Gia Đức đã đến lúc cần một hệ thống quản lý chuyên nghiệp hơn Excel.

Thách thức: 17 năm vận hành thủ công

1. Quản lý đơn hàng bằng sổ tay & Excel

• 500+ đối tác, mỗi đối tác có sản phẩm riêng với thông số kỹ thuật phức tạp
• Thông tin đơn hàng: loại giấy, khổ in, cán mờ/bóng, ép kim vàng/bạc/rose gold, khuôn bế, số lượng, phụ kiện (ruy-băng, lót nhung, nam châm)
• Ghi sổ tay → dễ thất lạc, khó tìm lại đơn cũ khi khách tái đặt

2. Báo giá mất nhiều thời gian

• Mỗi sản phẩm bao bì có 10+ biến số ảnh hưởng giá: loại giấy, kích thước, loại cán, ép kim, dập nổi, loại hộp, phụ kiện
• Nhân viên phải tra bảng giá giấy, bảng giá cán, giá khuôn bế rồi tính tay
• Khách thường yêu cầu 3-4 phương án (giấy khác nhau, SL khác nhau) → mất 1-2 giờ/đơn

3. Xưởng sản xuất thiếu kiểm soát

• Lệnh sản xuất bằng giấy viết tay → nhầm thông số (sai khổ, sai loại cán)
• Không biết đơn nào gấp, đơn nào có thể dời → giao trễ thường xuyên
• Ghép bài in tính tay → hao giấy nhiều, tăng chi phí sản xuất

4. Công nợ khách hàng khó theo dõi

• 500+ đối tác, nhiều đơn mỗi tháng
• Đơn cọc 50%, đơn trả sau, đơn công nợ 30 ngày — mỗi khách một chính sách
• Kế toán phải đối chiếu thủ công từ sổ giao hàng, phiếu thu, chuyển khoản

Giải pháp: THPrint — Quản lý đơn hàng in ấn

TinhHoaTech đã triển khai THPrint — phần mềm được thiết kế từ thực tế vận hành xưởng in bao bì Việt Nam.

Các module đã triển khai:

1. Quản lý đơn hàng chi tiết

• Tạo đơn hàng với đầy đủ thông số kỹ thuật: loại hộp (cứng/giấy/sóng), kích thước, loại giấy, định lượng, cán (mờ/bóng/vân), ép kim (vàng/bạc/rose gold), dập nổi, khuôn bế, phụ kiện
• Lưu template đơn hàng cho từng khách — khi tái đặt chỉ cần chỉnh số lượng
• Trạng thái: Chờ duyệt → Đang SX → QC → Đóng gói → Đã giao
• Tìm kiếm nhanh: Tra đơn cũ theo khách, theo sản phẩm, theo mã đơn

2. Bảng giá thông minh

• Danh mục giấy (Ivory, Couche, Kraft, Art Card, Duplex...) với giá theo định lượng
• Bảng giá cán theo loại vân, khổ giấy
• Giá ép kim, dập nổi theo diện tích
• Giá khuôn bế theo kích thước
• Tự động tính giá khi nhân viên chọn thông số → báo giá trong 5 phút thay vì 1 giờ

3. Kế hoạch bài in & xưởng sản xuất

• Ghép nhiều đơn hàng vào cùng bài in → tiết kiệm giấy, giảm chi phí
• Tính tự động: số khổ giấy, số lượng tờ cần in, lượng giấy tiêu hao
• Phân loại: In tại xưởng vs. In ngoài (outsource)
• Trạng thái real-time: Đang in → Cán → Ép kim → Bế → Dán → QC → Xong
• Thợ xưởng cập nhật tiến độ trên điện thoại

4. Quản lý khách hàng & công nợ

• Hồ sơ 500+ đối tác: ngành hàng (TPCN, mỹ phẩm, yến sào...), lịch sử đơn, sản phẩm hay đặt
• Công nợ real-time: Biết khách còn nợ bao nhiêu, đơn nào chưa thanh toán
• Bảng kê công nợ tháng — xuất PDF gửi khách
• Lịch sử thanh toán chi tiết từng đơn

5. Quản lý nhà cung cấp

• NCC giấy, NCC cán, NCC phụ kiện — bảng giá cập nhật theo thời gian
• Công nợ NCC: biết cần thanh toán bao nhiêu cho từng NCC
• Lịch sử mua hàng — so sánh giá giữa các NCC

6. Báo cáo doanh thu & KPI

• Doanh thu theo tháng, theo nhân viên, theo khách hàng
• Top khách hàng theo doanh thu
• KPI nhân viên sales: doanh số, số đơn, tỷ lệ thu tiền
• Báo cáo hao phí giấy — đo lường hiệu quả ghép bài in

Kết quả sau triển khai

Điểm đặc biệt: MOQ thấp, quản lý phức tạp

In Gia Đức nhận đơn từ MOQ 500 sản phẩm — nghĩa là số lượng đơn hàng rất lớn, mỗi đơn lại có thông số khác nhau. Đây là thách thức mà Excel không thể giải quyết khi quy mô vượt 200-300 đơn/tháng.

THPrint xử lý bằng:

• Template sản phẩm: Mỗi khách có bộ sản phẩm riêng (VD: Saffron có 3 loại hộp, Beauty Plus có 5 loại)
• Quick duplicate: Tạo đơn mới từ đơn cũ chỉ 1 click
• Bulk status update: Cập nhật trạng thái hàng loạt đơn cùng lúc

Phản hồi từ In Gia Đức

> *"17 năm ghi sổ, giờ chuyển sang phần mềm — lúc đầu cũng lo. Nhưng THPrint thiết kế đúng theo cách mình làm: tạo đơn, chọn giấy, chọn cán, tính giá — quen trong 2 ngày. Đặc biệt là phần ghép bài in, trước tính tay tốn giấy lắm, giờ hệ thống tính tối ưu, tiết kiệm được kha khá."*

Bài học triển khai

1. Đào tạo = Yếu tố sống còn

Xưởng in có đặc thù: nhân viên xưởng quen với giấy tay, ngại công nghệ. TinhHoaTech đã:

• Đào tạo 1:1 cho từng vị trí: sales, xưởng, kế toán
• Làm video hướng dẫn từng thao tác
• Hỗ trợ Zalo real-time trong 2 tuần đầu

2. Import dữ liệu cũ là bắt buộc

Không ai muốn bắt đầu từ số 0. Chúng tôi import:

• Danh sách 500+ khách hàng từ Excel
• Bảng giá giấy, giá cán hiện tại
• Lịch sử đơn hàng 3 tháng gần nhất

3. Giao diện phải đơn giản

Thợ xưởng cập nhật tiến độ trên điện thoại → giao diện phải rõ ràng, ít thao tác, chữ to.

Kết luận

Sau 17 năm hoạt động thủ công, In Gia Đức đã bước vào kỷ nguyên số hóa với THPrint. Hệ thống không thay đổi cách họ làm ra sản phẩm — vẫn thủ công, vẫn tỉ mỉ, vẫn "chủ xưởng QC trực tiếp" — nhưng thay đổi cách họ quản lý: nhanh hơn, chính xác hơn, và không bao giờ quên đơn nào.

Bạn điều hành xưởng in và muốn số hóa quản lý? Dùng thử THPrint miễn phí 1 tháng hoặc liên hệ tư vấn.