Giới thiệu Asia Links Travel
Asia Links Travel là công ty du lịch inbound (DMC) có trụ sở tại Hà Nội, chuyên thiết kế tour tư nhân (private tour) tại Việt Nam, Campuchia, Lào, Myanmar và Thái Lan. Với hơn 400 đánh giá trên TripAdvisor (rating 4.9/5), Asia Links Travel đã khẳng định vị thế là một trong những tour operator uy tín nhất khu vực Đông Dương.
Đội ngũ chuyên gia địa phương của họ tạo ra những hành trình được cá nhân hóa — từ cultural tour, adventure, family, honeymoon đến luxury tour — phục vụ khách quốc tế từ Mỹ, Anh, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác.
Thách thức trước khi triển khai
Với lượng khách ngày càng tăng và tour trải dài trên 5 quốc gia, Asia Links Travel đối mặt với nhiều thách thức trong vận hành:
1. Quản lý booking thủ công
- Hàng trăm yêu cầu tour mỗi tháng từ website, email, và các nền tảng OTA
- Thông tin booking phân tán trên Excel, email, và tin nhắn
- Nhân viên sales phải ghi nhớ tiến độ từng khách — dễ bỏ sót, trả lời chậm
2. Phối hợp đa quốc gia phức tạp
- Một tour có thể đi qua 3-4 quốc gia (VD: Vietnam → Cambodia → Laos → Thailand)
- Mỗi quốc gia có nhà cung cấp riêng: khách sạn, xe, hướng dẫn viên, cruise
- Phải tính giá từ nhiều NCC, tổng hợp thành package price cho khách
3. Thiếu báo cáo tổng quan
- Không biết doanh thu theo tháng, theo thị trường (Mỹ, Úc, Anh...)
- Không đánh giá được hiệu suất từng sales
- Khó theo dõi công nợ từng NCC — phải hỏi kế toán mỗi lần
4. Quy trình báo giá tốn thời gian
- Mỗi tour customized cần 30-60 phút để tính giá (tra giá khách sạn, xe, guide fee...)
- Khách thường yêu cầu 2-3 phiên bản itinerary trước khi confirm
- Version control lộn xộn — không biết khách đã duyệt bản nào
Giải pháp: THFlow — Hệ thống quản lý booking du lịch
Sau quá trình khảo sát kỹ lưỡng, TinhHoaTech đã triển khai THFlow — hệ thống quản lý booking được thiết kế riêng cho ngành du lịch inbound.
Các module đã triển khai:
1. Quản lý Booking tập trung
- Dashboard tổng quan: số booking mới, đang xử lý, đã confirm, đã hoàn thành
- Lịch sử tương tác với khách hàng — ai gửi email gì, khi nào
- Trạng thái booking real-time: Inquiry → Quoted → Confirmed → Operating → Completed
2. Hệ thống báo giá tự động
- Danh mục NCC với giá theo mùa (peak/off-peak)
- Tự động tính giá tour dựa trên: số khách, loại phòng, hạng xe, dịch vụ bổ sung
- Xuất quotation PDF chuyên nghiệp, gửi email trực tiếp cho khách
3. Quản lý Nhà cung cấp đa quốc gia
- Database NCC theo quốc gia: khách sạn, xe, guide, cruise, nhà hàng
- Bảng giá theo mùa, theo loại phòng/xe
- Công nợ NCC theo từng booking — biết ngay cần thanh toán bao nhiêu
4. Lịch vận hành (Operation Calendar)
- Xem tất cả tour đang diễn ra trên lịch
- Biết tour nào cần book khách sạn, xe, guide vào ngày nào
- Cảnh báo khi deadline đặt dịch vụ sắp đến
5. Báo cáo doanh thu & KPI
- Doanh thu theo tháng, quý, năm
- Doanh thu theo thị trường nguồn (US, UK, AU, CA...)
- KPI nhân viên: số booking, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu
- Xuất Excel/PDF cho kế toán
Kết quả sau triển khai
| Chỉ số | Trước THFlow | Sau THFlow | Cải thiện |
|---|---|---|---|
| Thời gian báo giá | 45-60 phút | 10-15 phút | **-75%** |
| Thời gian tìm thông tin booking | 5-10 phút | 10 giây | **-97%** |
| Booking bị bỏ sót | 3-5/tháng | 0 | **-100%** |
| Thời gian lập báo cáo tháng | 2-3 ngày | 1 click | **Tức thì** |
| Lỗi tính giá | 5-8%/tháng | <1% | **-87%** |
Phản hồi từ Asia Links Travel
> *"Trước khi dùng THFlow, mỗi sáng tôi phải mở 5-6 file Excel để biết hôm nay có tour nào, booking nào cần follow. Giờ chỉ cần mở dashboard — mọi thứ ở đó. Đội sales phản hồi khách nhanh hơn, không còn tình trạng quên follow-up."*
Bài học rút ra
1. Hiểu đặc thù ngành là yếu tố then chốt
Du lịch inbound có đặc thù riêng: tour customized, giá theo mùa, đa quốc gia, nhiều NCC. Phần mềm generic không giải quyết được. THFlow được thiết kế từ thực tế vận hành của các công ty du lịch Việt Nam.
2. Triển khai từng bước, không "big bang"
Chúng tôi triển khai theo giai đoạn:
- Tuần 1-2: Import dữ liệu NCC, khách hàng hiện có
- Tuần 3-4: Đào tạo đội sales, bắt đầu nhập booking mới
- Tháng 2: Đào tạo kế toán, bắt đầu dùng báo cáo
3. Đồng hành sau triển khai
Không chỉ "cài xong rồi thôi". TinhHoaTech hỗ trợ liên tục: điều chỉnh tính năng theo feedback, thêm field mới khi cần, fix bug trong ngày.
Kết luận
Với THFlow, Asia Links Travel đã chuyển từ quản lý thủ công, phân tán sang hệ thống tập trung, tự động — giúp đội ngũ tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm du lịch tuyệt vời cho khách hàng quốc tế, thay vì loay hoay với Excel và email.
Bạn đang điều hành công ty du lịch và muốn chuyển đổi số? Đăng ký xem demo THFlow miễn phí hoặc liên hệ tư vấn.
